Yönetim Sistemlerini kurarken ana adımlardan hatta en önemli adımlardan bir tanesi iç tetkiktir. Peki nedir bu iç tetkik? İç tetkik nasıl yapılmalıdır? Bir iç tetkik planı nasıl hazırlanmalıdır? İç tetkik raporu nasıl yazılmalıdır. Bugün sizlerle yapmaktan da oldukça keyif aldığım bu konuya değineceğiz. Evet denetim öncesi çok çalıştık. Hazırlıklarımızı tamamladık ancak eksikler olabilir mi? Elbette olabilir. Peki bunu nasıl tespit edebiliriz? Detaylı bir iç tetkik ile dış tetkik öncesi eksiklerimizi tespit eder, ardından ilgili aksiyonları alarak denetime hazır bir hale geliriz. Tüm titizliğiyle adım adım iç tetkik için gelin hep birlikte inceleyelim!
Tetkik Ekibi Oluşturun:
İlk adım alanında uzman olan kişilerden bir tetkik ekibi oluşturmak. Ayrıca iç tetkiki gerçekleştirecek kişi ISO 19011 İç Tetkikçi eğitimini de almış olmalıdır. Son olarak şunu da belirteyim, iç tetkik ekibi yönetim sistemine dair süreçlere hakim olmalıdır.
Tetkik Planı Oluşturun:
Tetkikin zamanlamasını, tetkik edilecek süreçlerle ilgili elimizdeki en önemli harita tetkik planıdır. Örnek tetkik planı nasıl olmalıdır başlıklarını aşağıdaki örneğimden inceleyebilirsiniz.
| Tetkik Amaç ve Kapsamı | İç Tetkik Ekibi ve Sorumluluklar | Tetkik Programı ve Zamanlama | Tetkik Alanları ve Kriterleri | Raporlama Planı |
Kaynak Erişimi Sağlayın:
Tetkik öncesi yönetim sistemine ait dokümanlar kurumun doküman yönetim portalinde eksiksiz olarak bulunmalıdır. Buna ek olarak, çalışanların belgelere ve kaynaklara erişim izni olmalıdır.
Soru Listesi Oluşturun:
Hangi yönetim sistemini kuruyorsanız standarttaki ilgili kontrollere yönelik soru listenizi oluşturun. Çünkü yönetim sistemine göre soru listesi değişkenlik göstermektedir.
Planda Belirttiğiniz Alanları İnceleyin:
Tetkik planında kontrol edeceğiniz alanlara göre inceleme yapın. Örnek olarak, ihlal olayları, erişim yetkilerini verebiliriz.
Raporlama Yapın:
Bunların ardından tetkik sonuçlarını üst yönetime raporlayın. Tetkik raporunuz yönetimin dikkatini çekecek ve gereken kaynak ihtiyaçları için aksiyon alınacaktır. Ek olarak raporda hangi konular olmalı aşağıda belirtilmiştir;
| Giriş ve Tetkikin Amacı | İncelenen Alanlar | Bulgular | İyileştirme Önerileri | Tetkik Sonucu ve Değerlendirme |
İyileştirme Süreçlerini Başlatın:
İç tetkikte kontrolündeki eksikliklere yönelik düzeltici faaliyet başlatın. Ardından düzeltici faaliyetleri düzenli takip edin ve kök neden analizi gerçekleştirin.
Sonuç olarak, iç tetkikler kurmuş olduğunuz yönetim sistemini ölçme değerlendirme bakımından oldukça önemli bir adımdır. Bu adımları takip ederek denetim öncesi kontrolleri güçlendirebilirsiniz. Başarılı denetimler dilerim 🙂
