Kamu ve özel sektörde teknolojinin de hız kesmeden ilerlemesi ile birlikte dijital dünyanın sınırları tahmin edilemez bir hal almış durumda. Bizlere binlerce fayda sağlayan dijital sistemler birçok riski de beraberinde getirmektedir. Manuel olan birçok sürecin son bulduğu bu zamanlarda, bilgi varlıklarının korunması, sistemlerin kesintisiz çalışabilmesi kritik öneme sahiptir. Burada meydana gelebilecek herhangi bir kesinti organizasyonu maddi kayıplar ve itibar zedelenmesi açısından büyük zarara uğratacaktır. Bunların önüne geçebilmek adına organizasyonda iş sürekliliğinin doğru bir biçimde uygulanıyor ve sürdürülebilir olması gerekmektedir. Peki tüm bunlara rağmen iş sürekliliği kurarken, yasal regülasyon ve uluslararası standartlara uyum sağlasa dahi bir kurumun yapabileceği ve başarısızlıkla sonuçlanabilecek bakış açıları nelerdir gelin hep birlikte bunları inceleyelim.
İş Sürekliliğinin Yalnızca Bir Ürün veya Hizmet Olarak Görülmesi
GRC’ de en önemli şey durumlara bütüncül gözlüklerle bakabilmektir. İş sürekliliği yalnızca verilerin yedeklenmesi, yeterli kapasite için depolama alanlarının belirlenmesi ve ihtiyaç halinde artırım yapılması veya kritik sunucuların devamlı olarak çalışmasını sağlamaktan ibaret değildir. Elbette bunlar da sürecin bir parçası ancak olayı bununla sınırlandırmak istemediğimiz sonuçlarla karşı karşıya kalmamıza sebebiyet verebilmektedir. İş sürekliliği, kurum hedeflerini de dikkate alarak süreçlerin veri kaybı yaşanmadan devamlı çalışır durumda olabilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasıdır. Bu çalışmalar sırasında elbette ki teknoloji, insan ve mali kaynaklar elzemdir. Ancak kaynak ve yöntemler bununla sınırlı değildir. İş sürekliliğini yalnızca bir ürün ya da hizmet olarak değerlendirmek, olağanüstü durumlarda iş süreçlerinin yeniden işler hâle gelmesi için yeterli değildir. İş sürekliliği; süreçlerin kesintisiz şekilde devam etmesini ya da devamlılığın mümkün olmadığı durumlarda, öngörülen kesinti süresi içerisinde sürdürülebilir hâle getirilmesini kapsar. Bu süreçlerin işleyebilmesi için yalnızca bilgi teknolojilerine değil, aynı zamanda süreci yöneten son kullanıcılara ve ilgili dokümantasyonlara da ihtiyaç duyulmaktadır.
İş Sürekliliğini Sürekli Bir Süreç Yerine Proje Olarak Gören Yaklaşım
Organizasyonunuzda İSYS’ yi kurmak evet bir proje olabilir, başlangıcı, bitişi, girdi, çıktı ve hedefleri belirlenmiş bir süreç olabilir ancak burada esas olan yaşanabilir bir sistem kurabilmektir. Çünkü, İSYS’ nin kendisi bir proje değildir. Sistemi kurduktan sonra yaşatılan ve sürdürülebilir bir sistem olması için tatbikatlar, eğitimler, dokümantasyonların düzenli aralıklarla kontrolü gibi birçok alt kırılım ve devam eden yaşam döngüsüne sahiptir. Bu döngüyü sağlayamadığınız taktirde başarısızlıkla karşılaşmak maalesef kaçınılmazdır.
Sadece Dokümantasyondan Oluştuğu Yanılgısı
Bir diğer ve çok yaygın olarak karşılaştığım yanlış yaklaşım ise iş sürekliliğine sadece dokümantasyondan oluşan sıkıcı bir süreç olduğu düşünülen bakış açısıdır. Dokümantasyon bir yönetim sisteminin ve hepsinde olduğu gibi iş sürekliliğinin de elzem bir parçasıdır bu doğru. Fakat yapılması gereken tüm işleri yalnızca dokümantasyon gibi ele almak, İSYS’nin teknik ve kurum özelinde gereksinimlerini gözden kaçırmaya, buna nazaran da iş sürekliliğinden beklenen faydanın sağlanamamasına neden olur.
İş Sürekliliği Sorumluluğunun Sadece BT Biriminde Olduğunun Düşünülmesi
İş sürekliliğinin sağlanmasında bilgi teknolojileri bölümlerinin diğer bölümlere oranla rolü yüksek olmasından dolayı iş sürekliliği süreçlerinin yalnızca BT’ye ait olduğu gibi yanlış bir inanış yaygın. Öte yandan, iş sürekliliğinin sağlanmasında en büyük sorumluluğun, üst yönetim, yönetim kurulu ya da iş sürekliliği komitesine ait olduğu görülmektedir. İş süreçlerinin kesintisiz bir şekilde devam etmesi ya da olağanüstü bir durumda yeniden işler hale getirilmesi; personelin alternatif çalışma alanlarına yönlendirilmesinden, sunucu altyapısının hazırlanmasına ve gerekli ekipmanların temin edilmesine kadar pek çok faaliyeti kapsamaktadır. Bu nedenle iş sürekliliği çalışmaları, kurum içinde mümkün olduğunca üst yönetim tarafından sahiplenilmeli; farklı çalışma gruplarıyla koordineli bir şekilde yürütülerek, iş sürekliliğini yönetecek güçlü bir ekip oluşturulmalıdır.
